Theo Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh Hoa Kỳ (CDC), 70% các quyết định chẩn đoán ngày nay của bác sĩ phụ thuộc vào kết quả xét nghiệm.
Quả thật, xét nghiệm đã trở thành một phần rất quan trọng phục vụ chẩn đoán.
Tuy nhiên, “sức mạnh càng lớn thì trách nhiệm càng cao”. Phòng Xét nghiệm phải thực hiện các hệ thống và quy trình giúp đảm bảo độ chính xác, hiệu quả và khả năng mở rộng.
Mặt khác, có một thực trạng đáng báo động, đó là CDC cũng ước tính rằng, khoảng 40.000 đến 80.000 ca tử vong xảy ra hàng năm do những chẩn đoán sai mà đáng lẽ có thể phòng tránh được.
Một nghiên cứu gần đây của Bệnh viện Johns Hopkins thậm chí còn đi sâu hơn khi cho thấy cách thức CDC thu thập dữ liệu là chưa chính xác, và sai sót y khoa là nguyên nhân thứ ba gây tử vong ở Hoa Kỳ, với hơn 250.000 ca tử vong/năm.
Nằm trong top những nguyên nhân phổ biến nhất và có thể tránh được dẫn đến chẩn đoán sai là một bước khá đơn giản trong quy trình xét nghiệm: Việc ghi nhãn và theo dõi tình trạng mẫu.
Đó là lý do tại sao việc quản lý mẫu một cách chặt chẽ, sát sao là cần thiết cho Phòng Xét nghiệm ở mọi quy mô. Và cả quá trình bắt đầu với những phương pháp theo dõi mẫu hoàn hảo “không tỳ vết”.
Tính năng theo dõi tình trạng mẫu của phần mềm LIS
Tính năng theo dõi mẫu đề cập đến việc hệ thống theo sát quá trình mẫu bệnh phẩm được dán nhãn và “di chuyển” xuyên suốt các bước trong quy trình xét nghiệm.
TPH.LabIMS có thể theo dõi mẫu hiệu quả, với khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quát rõ ràng qua từng bước trong quy trình làm việc. Tất cả đều nhằm giúp Phòng Xét nghiệm biết mẫu đang ở đâu trong quá trình xét nghiệm.
Khi sử dụng phần mềm TPH.LabIMS, nhà quản lý Phòng Xét nghiệm biết được ai đã thao tác với mẫu, và nơi nó được chuyển đi.
Thậm chí, nhờ tính năng theo dõi và hiển thị theo thời gian thực, nền tảng này còn giúp người dùng xác định các “nút thắt cổ chai” (nếu có) trong quy trình làm việc.
TPH.LabIMS theo dõi tình trạng mẫu như thế nào?
TPH.LabIMS hoạt động bằng cách chỉ định mã vạch (barcode) – ký hiệu nhận dạng độc nhất cho mẫu tại thời điểm nhận mẫu. Nhờ đó, đảm bảo tính bảo mật của mẫu cũng như tránh nhầm lẫn trong quy trình xét nghiệm.
Tiếp theo, nền tảng này theo dõi mẫu khi nó di chuyển qua các phòng ban, giá đỡ, thiết bị và các quy trình khác nhau. Đây là một chuỗi hành trình hoàn thiện, một lộ trình kiểm tra toàn diện và có thể tìm kiếm được.
Tất cả các mẫu đều có thể truy xuất nguồn gốc đầy đủ, bao gồm cả đơn đặt hàng loạt theo lô và đơn đặt gửi đi giữa các đơn vị.
Ngoài ra, nếu các xét nghiệm bổ sung được yêu cầu, phần mềm TPH.LabIMS cho phép Phòng Xét nghiệm xác định nhanh chóng thông tin bệnh nhân và mọi dữ liệu xét nghiệm trước đó được liên kết với mẫu.
Với TPH.LabIMS, những thao tác vận hành thủ công và chi phí liên quan được giảm đáng kể.
Quá trình theo dõi mẫu sẽ trở nên hiệu quả và cách thức hoạt động của Phòng Xét nghiệm được sắp xếp hợp lý hơn hẳn trước đây.
Xem thêm: Quản lý chất lượng xét nghiệm hiệu quả không thể không có barcode
Thu thập và theo dõi mẫu thủ công có điểm bất lợi gì?
TPH.LabIMS giảm thiểu sai sót bằng cách đảm bảo mọi mẫu bệnh phẩm đều có mã vạch khác nhau để dễ phân biệt. Phần mềm cũng tự động tạo nhật ký về vị trí của mẫu và kỹ thuật viên nào đã làm thao tác gì.
Mặc dù vậy, nhiều Phòng Xét nghiệm vẫn tạo nhật ký theo dõi mẫu theo cách viết tay.
Phương thức làm việc thủ công không chỉ “ngốn” nhiều thời gian của kỹ thuật viên, mà còn dễ dẫn đến tỷ lệ mắc lỗi cao, bất kể quy trình có được thực hiện nghiêm chỉnh và kỹ thuật viên cẩn thận đến mức nào.
Chưa kể, quản lý mẫu bằng cách thủ công còn có độ đáng tin cậy thấp hơn quản lý bằng phần mềm, bởi khó bảo toàn tính toàn vẹn của thông tin bệnh nhân.
Trên thực tế, không phải tất cả các lỗi đều do dán nhãn sai mẫu.
Tuy nhiên, ước tính có khoảng 0,1% bệnh nhân bị ảnh hưởng bởi việc ghi nhãn không chính xác.
Dù tỷ lệ sai số 0,1% là cực kỳ nhỏ, nhưng khi liên quan đến hàng tỷ mẫu xét nghiệm mỗi năm, con số trở nên đáng lo ngại hơn.
Những thách thức khác liên quan đến việc thu thập và theo dõi mẫu thủ công
Liên quan đến việc thu thập thông tin mẫu không đúng cách còn có các nguyên nhân như:
- Khối lượng công việc mà các kỹ thuật viên Phòng Xét nghiệm ngày càng tăng để theo kịp yêu cầu xét nghiệm Covid-19 (do đó áp lực phải giảm thời gian cho các mẫu bệnh phẩm)
- Tình trạng thiếu hụt nhân sự có chuyên môn cao trong Phòng Xét nghiệm
Cạnh đó, việc điền, xác minh và ghi thông tin chi tiết của bệnh nhân cũng dễ có những sai sót. Ví dụ:
- Giải thích sai các nhãn mờ hoặc chữ viết tay không đọc được
- Nhập sai dữ liệu vào máy tính, lỗi đánh máy
- Nhãn in sẵn không chứa thêm ký hiệu nhận dạng và cũng có thể để lại nhãn lỏng lẻo, dễ rớt
Tóm lại, khi liên tục phải sao chép những thông tin quan trọng của bệnh nhân nhiều lần trong ngày, hầu như có thể chắc chắn rằng sẽ có sai sót nếu không có một phần mềm LIS thông minh giúp hỗ trợ thu thập và theo dõi bệnh phẩm.
Xem thêm: 4 lý do hàng đầu để triển khai LIS tại các cơ sở khám chữa bệnh
Lợi ích khi quản lý mẫu xét nghiệm với TPH.LabIMS
Sớm xác định rõ ràng từng mẫu bệnh phẩm và sử dụng barcode và phần mềm theo dõi mẫu có thể nâng cao năng suất và giảm sai sót.
Đó là lý do tại sao các Phòng Xét nghiệm hàng đầu hiện nay sử dụng mã vạch trong quá trình theo dõi mẫu.
Và để thuận tiện, người dùng có thể sử dụng mã vạch in tự động trên phần mềm Quản lý Khoa Xét nghiệm TPH.LabIMS.
TPH.LabIMS đảm bảo rằng các mẫu được xử lý “mượt mà”, không bị nhầm lẫn như cách làm thủ công. Nền tảng cung cấp khả năng truy xuất đầy đủ, giúp Phòng Xét nghiệm có thể theo dõi ai đã xử lý mẫu.
Không chỉ vậy, điều tuyệt vời về TPH.LabIMS là nó có thể mở rộng thêm tính năng khi khối lượng và yêu cầu của Đơn vị Y tế tăng lên.
Giải pháp phần mềm này rất linh hoạt và cho phép các Phòng Xét nghiệm theo dõi các bước cực kỳ chi tiết trong quá trình xét nghiệm. Mức độ chi tiết này có tác dụng cải thiện độ chính xác của việc quản lý mẫu vật và giảm sai sót.
TPH.LabIMS – Phần mềm LIS có tính năng theo dõi mẫu hiệu quả
TPH.LabIMS chính là phần mềm quản lý xét nghiệm LIS được thiết kế để sử dụng tại các Bệnh viện, Phòng khám, Trung tâm Xét nghiệm lớn và nhỏ. Ngoài ra, nền tảng này dễ dàng tích hợp với hệ thống quản lý bệnh viện HIS cũng như các máy xét nghiệm hiện có.
Mong rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu thêm về tính năng theo dõi mẫu của phần mềm LIS TPH.LabIMS. Để biết thêm chi tiết về phần mềm Quản lý Khoa Xét nghiệm TPH.LabIMS, vui lòng email cho chúng tôi qua lienhe@tphsoft.com.vn hoặc gọi ngay SĐT: 0707 783 286 – 0909 024 286.
