12 thành tố quản lý chất lượng xét nghiệm bạn cần biết

Đảm bảo 12 thành tố quản lý chất lượng xét nghiệm được đề cập trong bài viết này sẽ nâng cao độ chính xác của kết quả trả về cho bệnh nhân.  Đây là các tiêu chuẩn để quản lý chất lượng xét nghiệm, được xây dựng dựa theo Viện Tiêu chuẩn Lâm sàng và Xét nghiệm (CLSI) cùng ISO 15189. 

1. Cách tổ chức đơn vị xét nghiệm

Phòng xét nghiệm cần được tổ chức tinh gọn mà vẫn đảm bảo sự phối hợp ăn ý, nhất quán giữa các bộ phận. 

Người lãnh đạo đóng vai trò định hướng đúng đắn các yêu cầu chất lượng cho phòng xét nghiệm.

Đội ngũ quản lý chất lượng đảm nhiệm công tác quản lý sát sao quy trình xét nghiệm, giám sát chất lượng liên tục. 

2. Đội ngũ nhân viên bộ phận xét nghiệm

Yếu tố con người là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng.

Đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn cao là tài sản quý giá của phòng xét nghiệm.

Đơn vị cần chú trọng đào tạo, tạo động lực và gắn kết nhân viên. 

3. Trang thiết bị xét nghiệm

Mọi thiết bị, máy móc được sử dụng trong phòng xét nghiệm phải được bảo dưỡng định kỳ, nhằm vận hành an toàn, ổn định.

4. Nhập và lưu trữ nguyên liệu dùng trong xét nghiệm

Các sản phẩm phục vụ công tác xét nghiệm như hóa chất, thuốc,… cũng góp phần quyết định kết quả xét nghiệm có chính xác hay không.

Vì thế, bạn cần đảm bảo rằng nguồn nguyên liệu đầu vào đạt chuẩn, không bị thiếu hụt thông qua quản lý chuỗi cung ứng đúng cách.

Hoạt động kiểm kê, lưu trữ phải minh bạch, hợp lý nhằm không gây hư hại nguyên liệu.

Thêm vào đó, không nên để hàng tồn kho quá nhiều. Vì điều này sẽ làm gia tăng chi phí bảo quản, cũng như số lượng nguyên liệu bị giảm chất lượng, quá hạn sử dụng.

5. Kiểm soát quy trình xét nghiệm

Để kết quả đầu ra đạt chất lượng, từng khâu trong quy trình xét nghiệm phải được kiểm soát.

Đối với mỗi loại xét nghiệm, đơn vị cần xây dựng một quy trình rõ ràng, kèm theo đặt ra các yêu cầu chất lượng cụ thể.

6. Quản lý thông tin xét nghiệm

Phòng xét nghiệm cung cấp nhiều dạng thông tin, trong đó có kết quả kiểm tra QC, báo cáo bảo trì,… 

Dữ liệu này cần được quản lý một cách khoa học, nhằm đảm bảo chính xác, bảo mật, an toàn và được phân quyền phù hợp tới mỗi cá nhân trong bộ phận xét nghiệm.

7. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu xét nghiệm

Sổ tay chất lượng được xem là tài liệu cấp 1, cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng, với các tiêu chuẩn ISO 15189, ISO 9001,v.v.. 

Ngoài ra, một trong những tài liệu xét nghiệm cực kỳ thiết yếu là Quy trình thao tác chuẩn (SOP). Đây là một hệ thống quy trình dùng để tránh sai sót khi thực hiện xét nghiệm, nhằm duy trì chất lượng. 

Các tài liệu phải sẵn có tại phòng xét nghiệm. Kể cả những kỹ thuật viên mới vào nghề cũng có thể dễ dàng tham khảo tài liệu và tuân theo các quy trình.

8. Quản lý sự không phù hợp (occurrence)

“Sự không phù hợp” là bất kỳ lỗi nào. Cho dù hệ thống quản lý chất lượng xét nghiệm có tốt đến đâu, sẽ luôn tiềm ẩn occurrence.

Ghi nhận occurrence là cách giúp bạn phát hiện vấn đề và nguyên nhân gốc rễ. Từ đó, phòng xét nghiệm có thể tìm cách khắc phục, hoàn thiện hệ thống.

9. Đánh giá việc quản lý chất lượng xét nghiệm

Việc đánh giá là thành tố không thể bỏ qua, nhằm mục đích phát hiện lỗi và sự không phù hợp.

Đánh giá liên quan đến việc so sánh hiệu suất của phòng xét nghiệm với các tiêu chuẩn nội bộ về chất lượng hoặc hệ thống kiểm chuẩn y tế. 

10. Cải thiện quy trình

Qua thời gian, nhu cầu của người sử dụng dịch vụ xét nghiệm sẽ thay đổi. 

Do đó, muốn chất lượng xét nghiệm đáp ứng tốt nhu cầu của bệnh nhân, các trung tâm xét nghiệm phải cải tiến quy trình liên tục.

11. Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Sự hài lòng của khách hàng nên là mục tiêu trọng tâm của phòng xét nghiệm. 

Đội ngũ của bộ phận xét nghiệm cần thấu hiểu khách hàng và nhu cầu của họ. Dựa vào phản hồi của khách hàng, phòng xét nghiệm cần tiếp thu để xử lý ngay sự cố.

12. Cơ sở vật chất và độ an toàn

Hiện nay, phòng xét nghiệm không có cơ sở vật chất hiện đại, đảm bảo an toàn sẽ rất khó cung cấp được kết quả xét nghiệm đạt chuẩn.

Đây cũng là một phần được quy định bắt buộc trong Thông tư 41/2011/TT-BYT và Thông tư 25/2012/TT-BYT.

Đảm bảo một môi trường xét nghiệm an toàn, bảo mật và sạch sẽ, bao gồm cả việc đảm bảo quy trình ngăn chặn các mối nguy hiểm, an toàn cho người lao động, là thành tố quan trọng cuối cùng để quản lý chất lượng xét nghiệm.

Tạm kết

Các thành tố nêu trên cần phối hợp đồng điệu với nhau mới đảm bảo quản lý chất lượng xét nghiệm. 

Thêm vào đó, với sự trợ giúp từ các phần mềm hiện đại, việc quản lý sẽ giảm lỗi con người và tăng tính hiệu quả. 

Mong rằng đến đây, bạn đọc đã hiểu rõ về 12 thành tố quản lý chất lượng xét nghiệm rồi nhé!